Datenschutzerklarung

FileFlow BV ist fur die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, wie in dieser Datenschutzerklarung beschrieben.

Die Rolle von FileFlow BV bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
FileFlow BV kann je nach Kontext entweder als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter auftreten:

• Verantwortlicher: Fur die Verarbeitung personenbezogener Daten, die fur unsere eigenen Geschaftsablaufe erforderlich sind, etwa zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Administration und Marketingaktivitaten.
• Auftragsverarbeiter: Wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten, zum Beispiel bei der Speicherung und Verwaltung von Bildern in FileFlow DAM. In diesen Fallen handeln wir nach den Weisungen des Kunden, der Verantwortlicher ist, und es gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
FileFlow BV verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, weil Sie unsere Dienstleistungen nutzen und/oder weil Sie uns diese Daten selbst zur Verfugung gestellt haben. Nachfolgend finden Sie eine Ubersicht der Daten, die wir verarbeiten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse
• Adressdaten
• Weitere personenbezogene Daten, die Sie aktiv bereitstellen, zum Beispiel durch das Erstellen eines Profils auf dieser Website, in Korrespondenz oder telefonisch
• Daten uber Ihre Aktivitaten auf unserer Website
• Internetbrowser und Geratetyp
• Bankkontonummer
• Aus Leadinfo abgeleitete Informationen

Besondere und/oder sensible personenbezogene Daten, die wir verarbeiten
Unsere Website und/oder Dienstleistung beabsichtigt nicht, Daten von Websitebesuchern unter 16 Jahren zu erfassen, es sei denn, sie haben die Zustimmung eines Elternteils oder Vormunds. Wir konnen jedoch nicht uberprufen, ob ein Besucher alter als 16 Jahre ist. Daher empfehlen wir Eltern, die Online-Aktivitaten ihrer Kinder zu begleiten, um zu verhindern, dass Daten uber Kinder ohne elterliche Zustimmung gesammelt werden. Wenn Sie glauben, dass wir personenbezogene Daten eines Minderjahrigen ohne diese Zustimmung gesammelt haben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@fileflow.nl, und wir werden diese Informationen loschen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen fur die Verarbeitung personenbezogener Daten
FileFlow BV verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten fur die folgenden Zwecke:

• Versand unseres Newsletters und/oder Werbematerials
• Sie telefonisch oder per E-Mail kontaktieren zu konnen, wenn dies fur die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig ist
• Sie uber Anderungen unserer Dienstleistungen und Produkte zu informieren
• Ihnen die Erstellung eines Kontos zu ermoglichen
• Abwicklung von Zahlungen
• Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen

Rechtsgrundlagen fur die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist fur die Erfullung eines Vertrags erforderlich, beruht auf Ihrer Einwilligung oder ist zur Erfullung gesetzlicher Verpflichtungen notwendig.

Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren
FileFlow BV bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nicht langer auf, als es fur die Erreichung der Zwecke, fur die sie erhoben wurden, unbedingt notwendig ist. Nach Beendigung des Vertrags fuhren wir zunachst eine sogenannte Soft-Deletion Ihrer personenbezogenen Daten durch. Das bedeutet, dass Ihre Daten 30 Tage lang wiederhergestellt werden konnen, falls Fehler auftreten oder Sie Ihr Konto reaktivieren mochten. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre personenbezogenen Daten spatestens innerhalb von drei Monaten nach Vertragsende dauerhaft geloscht.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
FileFlow BV verkauft Ihre Daten nicht an Dritte und gibt sie nur weiter, wenn dies fur die Erfullung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Erfullung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Mit Unternehmen, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schliessen wir Auftragsverarbeitungsvertrage, um dasselbe Niveau an Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewahrleisten. Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage verfugbar. FileFlow BV bleibt fur diese Verarbeitungsvorgange verantwortlich.

Internationale Datenubertragung
FileFlow BV verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Europaischen Wirtschaftsraums. Wir speichern Ihre Daten auf Servern innerhalb des EWR, konkret in Irland. Eine Ubermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Lander ausserhalb des EWR erfolgt nicht ohne geeignete Garantien gemass DSGVO.

Einsicht, Anderung oder Loschung personenbezogener Daten
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Loschung Ihrer personenbezogenen Daten. Daruber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch FileFlow BV zu widersprechen. Sie haben ausserdem das Recht auf Datenubertragbarkeit. Sie konnen einen Antrag auf Auskunft, Berichtigung, Loschung oder Ubertragung Ihrer personenbezogenen Daten oder einen Antrag auf Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten senden an info@fileflow.nl. Wir reagieren so schnell wie moglich, spatestens jedoch innerhalb von vier Wochen.

Wie wir personenbezogene Daten schutzen
FileFlow BV nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst und hat verschiedene technische und organisatorische Massnahmen umgesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten zu sichern. Zu diesen Massnahmen gehoren verschlusselte Verbindungen (SSL/TLS), Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmassige Backups. Fur ausfuhrlichere Informationen uber unsere Sicherheitsmassnahmen verweisen wir auf unseren ICO-Bericht, der auf Anfrage verfugbar ist.

Verfahren bei Datenschutzverletzungen
Wenn Sie vermuten, dass eine Datenschutzverletzung oder ein unbefugter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten stattgefunden hat, kontaktieren Sie uns bitte so schnell wie moglich unter info@fileflow.nl oder telefonisch unter +31 (0)85 4018433. Wir untersuchen Ihre Meldung und ergreifen gegebenenfalls geeignete Massnahmen gemass den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Haftung
Fur weitere Informationen uber unsere Haftung in Bezug auf die Nutzung unserer Dienstleistungen und die Verarbeitung personenbezogener Daten verweisen wir auf unsere Allgemeinen Geschaftsbedingungen und unseren Auftragsverarbeitungsvertrag.

Datenschutz der anderen Partei
FileFlow BV erfullt die Anforderungen der DSGVO und trifft gegebenenfalls Massnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten der anderen Partei. Eine Datenschutzerklarung ist auf der Website von FileFlow BV veroffentlicht.